Privacyverklaring & Verwerkingsregister

HEART lN MIND hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit PrivacyReglement biedt eenduidige en transparante informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om metpersoonsgegevens. HEART lN MIND houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- enregelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Reglement;
Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze ziin verstrekt;
Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen endeze respecteren.

Als HEART lN MIND zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. lndien u na het doornemen van ons Privacy Reglement – Verwerkingsregister, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS VAN KLANTEN

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door HEART lN MIND verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

Administratievedoeleinden;
Communicatie over de opdracht en of uitnodigingen;
Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht of traject.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De overeengekomen opdracht en/of traject.

Voor de bovenstaande doelstellingen kan HEART lN MIND de volgende persoonsgegevens van uvragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Telefoonnummer;
E-mailadres;
Geslacht;
Biografischegegevens;
Medische gegevens.

Uw persoonsgegevens worden door HEART lN MIND opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS VAN LEVERANCIERS

Persoonsgegevens van leveranciers worden door HEART lN MIND verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Administratieve doeleinden;
Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
Het uitvoering geven aan of het geven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De overeengekomen opdracht of het traject.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HEART IN MIND de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Telefoonnummer;
Emailadres;
Geslacht.

Uw persoonsgegevens worden door HEART lN MIND opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerk(en) voor de periode:

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS VAN NIEUWSBRIEF ABONNEES

Persoonsgegevens van een nieuwsbrief abonnees worden door HEART lN MIND verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Het inschrijvingsformulier voor de nieuwsbrief.

Voor de bovenstaande doelstellingen kan HEART lN MIND de volgende persoonsgegevens vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Emailadres.

Uw persoonsgegevens worden door HEART lN MIND opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men aangemeld is.

VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS VAN PROSPECT, STAKEHOLDER/LOBBYCONTACTEN EN/OF GEINTERESSEERDE

Persoonsgegevens van prospect, stakeholder/lobbycontacten en of geïnteresseerden worden door HEART lN MIND verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

lnformatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en of gerichte contacten;
Samenwerking.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en of koppeling via Linkedln.

Voor de bovenstaande doelstellingen kan HEART lN MIND de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Telefoonnummer;
Emailadres.

Uw persoonsgegevens worden door HEART lN MIND opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen voor de periode:

Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten/of geinteresseerde.

VERSTREKKING AAN DERDEN

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk isvoor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Wij maken gebruik van een derde partij voor:

Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
Het verzorgen van de financiële administratie;
Het verzorgen van de nieuwsbrieven;
Onderhoud en beveiliging van de computer en telefoon;
Gebruik en inzet van psychologische vragenlijsten.

Wij geven nooit persoonsgegevens door andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrektegegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Eenvoorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons-) gegevens bij ons opvraagt. ln een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht dezegegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Een voorbeeld hiervan is een behandelaar, arts of bedrijfsarts.

BINNEN DE EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

MINDERJARIGEN

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijk toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

BEWAARTERMIJN

HEART lN MIND bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

BEVEILIGING

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevensvan u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. De volgende maatregelen zijn genomen:

Alle personen die namens HEART lN MIND van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
Wij anonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke oftechnische incidenten;
Wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
Medewerkers/onderaannemers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en hebben een eigen privacy reglement.

RECHTEN OMTRENT UW GEGEVENS

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wijvan uontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door uverstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht va u direct aan een anderepartij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

KLACHTEN

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Wij zullen vanzelfsprekend altijd streven naar een redelijke oplossing. Komen wij er met u samen niet uit dan vinden wij dit natuurlijk bijzonder vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

VRAGEN

Als u naar aanleiding van dit Privacy Reglement nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!

HEART lN MIND Coaching & Training
Campuslaan 6-8 K 1.10
6602 HX WIJCHEN
Telefoon 06-53 268 092
tineke@heartinmind.nl